○文書取扱規程
昭和36年1月5日
訓令甲第1号
(目的)
第1条 この規程は、統轄管理事務所における文書の取扱について必要な事項を定めることを目的とする。
2 この規程において「文書」とは、統轄管理事務所において取扱うすべての文書(帳簿、図表等を含む。)をいう。
(文書取扱の原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が円滑適正に行なわれるようにしなければならない。
(公文式)
第3条 公示文の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基いて制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基いて制定するもの
(3) 告示 法令等に基き、一般又は一部に公表するもの
(4) 公告 前号以外のもので、一般又は一部に公表するもの
(5) 訓令甲 所管に属する機関に対して発する命令で、一般に知らせる必要のあるもの
(6) 訓令乙 前号の命令で一般に知らせる必要のないもの
(7) 内訓 訓令で秘密を要するもの
2 前項の公文例については、別に定める。
(文書の書き方)
第4条 文書は、文書の左横書き実施に関する規程(昭和40年訓令第1号)及び公立豊岡病院組合公文例規程(昭和42年訓令甲第8号)の規定に基づき書かなければならない。
(文書事務の指導)
第5条 総務企画課長は、文書事務について常に必要な調査を行い、その指導にあたらなければならない。
2 総務企画課長は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の処理計画の策定及びその処理の促進に関すること。
(2) 起案文書の決裁の促進に関すること。
(3) 文書事務の改善に関すること。
(文書の収受及び配付)
第6条 統轄管理事務所に到着した文書は、総務企画課において、次の各号の規定により収受及び配付しなければならない。
(2) 現金、金券その他貴重品を添付した文書は、開封して収受印を押し、文書の欄外にその種類及び員数を記載し、主務課に配付すること。
(3) 異議の申立、訴願、訴訟その他文書の収受が権利の得喪に関係のある文書は、開封して収受印を押し、文書の欄外又は封皮に到着日時を明記し、収受者が証印して文書件名簿により主務課に配付すること。
(4) 親展文書その他開封を不適当と認められる文書は、前3号の規定にかかわらず、封をしたまま封皮に収受印を押し、主務課に配付すること。
(5) 第1号に規定するあて名以外の文書は、主務課又はあて名の者に移送すること。
(郵便料金未納文書の収受)
第7条 郵便料金の未納又は不足の文書は、官公署から発せられたもの、その他特に必要と認められるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(他の課に関係のある文書の写しの配布)
第8条 主務課の文書取扱者は、2課以上の所掌事務に係る文書を受領したときは、その写しを作成し関係課にこれを配布しなければならない。
(課の所管に属しない文書の返付)
第9条 主務課の文書取扱者は、配布を受けた文書のうち、当該課の所掌事務に属しないものがあるときは、ただちに、これを総務企画課長に返付しなければならない。
(事務の処理)
第10条 職員は、事務の処理を迅速に行うため、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 即日処理できるものは、即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは、必ず期限内に処理すること。
(3) 処理期限のないものは、すみやかに処理すること。
(事案の処理)
第11条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 決裁を受けるための用紙は、起案用紙(様式第3号)によるものとする。ただし軽易なもので符せん若しくは文書の余白をもって処理できるもの又は常例のもので一定の簿冊により処理できるものは、これによらないことができる。
(文書の起案)
第12条 文書を起案するときは、次の各号によらなければならない。
(1) 文案は適法であること。
(2) 文案は、適切な内容を具備し、十分な効果をあげ得るようにすること。
(3) 文案には、内容のよくわかる標題をつけ、当用漢字、現代かなづかいを用いるほか、正しい用語用字を用いるようにすること。
(4) 文案の文体は、口語体とし、意志を適確、明解に表現すること。
(5) 公文例のあるものは、すべてこれによること。
(6) 必要により簡単な理由、根拠となる法規の条項、予算関係等を記載すること。
(7) 施行期日の予定されるものは決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
2 施行上特別の取扱を必要とするものは、前項に定めるもののほか、起案用紙の欄外上部に「秘」、「至急」、「親展」、「公印省略」、「契約省略」等を赤字で標示しなければならない。
(決裁区分の標示)
第13条 起案文書は、決裁区分に従い次のように分類し、標示するものとする。
甲 管理者の決裁事項
乙 副管理者の専決事項
丙 部長の専決事項
丁 課長の専決事項
(決裁の順序)
第14条 事案の決裁は、順次、上司の決定を経て管理者又は専決者の決裁を受けるものとする。この場合において、合議する必要のあるものについては、主務課又は主務部の決定を経た後、他の課又は部の決定を経て管理者又は専決者の決裁を受けるものとする。
2 前項の場合において、上司が不在のときは、緊急を要するもの、定例的なもの又は内容の軽易なものについては、さらに上席の上司の決定を受けて決裁の能率をはかるよう努めなければならない。
(合議)
第15条 起案文書が他の部又は課に直接関係を有するときは、当該関係のある部又は課に合議しなければならない。ただし、会議等において決定した事項については、この限りでない。
2 主務課は、前項ただし書きの規定により合議を省略したときは、ただちに、決定した事項を関係のある部又は課に通知し、又は連絡しなければならない。
3 持回りの方法により起案文書を合議するときは、その内容を説明することのできる職員がこれにあたらなければならない。
(合議を受けた場合の措置)
第16条 前条の規定により合議を受けた関係課は、直ちに同意、不同意を決し、起案文書を主務課に回付しなければならない。
2 前項の場合、合議事項について意見を異にするときは主務課と協議し、なお意見が一致しないときは、上司の指示を受けなければならない。
(決裁年月日等の記入)
第17条 事案が決裁になったときは、当該起案文書に決裁年月日、記号、番号、施行年月日等を記入しなければならない。
(原簿)
第18条 総務企画課は、次に掲げる原簿を備えなければならない。
(1) 条例原簿
(2) 規則原簿
(3) 訓令原簿
(4) 告示原簿
(5) 文書経理簿
(6) 通達簿
(施行文書の形式)
第19条 施行する文書には、記号、番号、施行年月日、あて名及び施行者名を記し、公印を押し、決裁済の起案文書に契印しなければならない。ただし、軽易な照会文書等で印刷若しくは謄写によるもの又は庁内に発する軽易なものには、記号、番号又は公印を省略することができる。
(記号及び番号)
第20条 施行文書に用いる記号は、「豊組」とし、番号は、文書件名簿による年度番号とする。
2 条例、規則、告示、訓令及び内訓は、それぞれ組合名を冠し、当該原簿による暦年番号を付するものとする。
(文書の施行者名)
第21条 施行する文書は、管理者又は組合名を用いなければならない。ただし、軽易なものについては、部長名又は課長名を用いることができる。
(浄書)
第22条 起案文書が決裁になったときは、主務課において次の各号により直ちに浄書しなければならない。
(1) 浄書は、楷書とする。
(2) 用紙に規格又は様式のあるものはこれによること。
(3) 浄書した文書は、決裁済の起案文書と厳密に照合すること。
(文書の即日発送)
第23条 文書の発送は、即日行うものとする。
(文書の発送手続)
第24条 文書を発送しようとするときは、次に掲げる手続を経て、総務企画課に送付しなければならない。
(1) 発送文書は、すべて封筒に入れ封をし、その表皮に必要事項を記入すること。
(2) 金品その他貴重品を発送するときは、発送品を厳重に封入すること。
(3) 小包の包装は、堅固にすること。
(1) 発送文書のうち、郵送するものは文書郵送簿に、使送するものは文書使送簿にそれぞれ所要事項を記入する。
(2) 郵便物の秤量、料金等の算定等をすること。
(3) その他の文書の発送について必要なこと。
(文書の整理)
第26条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際し、いつでも持出しのできるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしておかなければならない。
(文書の持出等の禁止)
第27条 文書は、公務以外、他に持出してはならない。
2 文書は、主務課長の承認を得なければ、関係者以外の者に示し、又はその写を交付してはならない。
(文書の保存区分)
第28条 施行済の文書で用済となったもの(以下「保存文書」という。)は、すべて主務課において、次の区分に従い、これを保存しなければならない。
第1類 永久保存
第2類 10年保存
第3類 5年保存
第4類 1年保存
(文書の類別)
第29条 保存文書は、別表に定める基準に従い、類別しなければならない。
(保存期間の起算)
第30条 保存文書の保存期間は、処理済の翌年1月1日からこれを起算するものとする。ただし、会計年度によるものは、翌年4月1日とする。
(文書庫)
第31条 保存文書を保管するために文書庫を設置し、総務企画課長がこれを管理する。
2 文書庫内は、清潔を保ち、湿気の侵入を防ぎ、一切の火気を用いてはならない。
(保存文書の編集及び製本)
第32条 保存文書は、主務課において次の各号により編集製本し、文書保存台帳に登録しなければならない。
(1) 編集は、暦年により区別する。ただし、収支に関する文書は、会計年度によること。
(2) 二以上の完結文書で、保存年限を異にする場合においてその文書が相互に極めて密接な関係があるときは、その長期のものにより編集すること。
(3) 表紙には、名称、年度及び主管課名等を記入すること。
(4) 索引目次をつけること。
(5) 一簿冊に製本することができないときは、事務の種別又は事項別に適宜分類すること。
(6) 紙数の都合によって2年又は3年以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合においては区分紙を差し入れ、年又は年度の区分を明らかにすること。
(7) 年又は年度を越えて処理した文書は、その事案が完結処理した年又は年度の分に製本すること。
(8) 製本の厚さは、10センチメートルを限度とすること。
(文書の保管)
第33条 主務課において編集及び製本した文書は、保存期間中文書庫内に保管し、いつでも閲覧に供し得られるように整理しておかなければならない。
(文書の廃棄)
第34条 文書の保存期間が満了したときは、主務課長は、総務企画課長と協議の上、これを廃棄処分に付し、保存文書台帳に「廃」の標示をし、廃棄文書を不用品として総務企画課に引継ぐものとする。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和42年8月31日訓令甲第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和46年6月23日訓令甲第7号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(昭和51年8月2日訓令甲第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和52年10月20日訓令甲第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和56年12月25日訓令甲第6号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成4年4月1日訓令甲第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成17年4月1日訓令甲第1号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令甲第1号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令甲第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和3年1月19日訓令甲第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令甲第3号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和6年4月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和8年3月31日訓令甲第1号)
この訓令は、令和8年4月1日から施行する。
別表
保存基準
第1類 永久保存
1 条例、規則又は特に重要な訓令、通ちょう、告示、内規及び例規の基礎となるもの
2 議会に関する重要なもの
3 訴願、訴訟又は異議の申立に関する重要なもの
4 儀式及び表彰に関する重要なもの
5 職員の進退身分又は賞罰に関する重要なもの
6 恩給に関するもの
7 事務引継書で重要なもの
8 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
9 財産(積立金を含む。)及び公債に関するもの
10 許可、認可、登録又は契約に関する重要なもの
11 事業計画及びその実施に関する重要なもの
12 原簿、台帳その他の簿冊で特に重要なもの
13 各種統計年報及び資料で重要なもの
14 組合の沿革に関する重要なもの
15 前各号のほか、永久保存を必要と認めるもの
第2類 10年保存
1 訓令、通ちょう、告示、内規で重要なもの
2 議会に関するもの
3 訴願、訴訟又は異議の申立に関するもの
4 予算、決算及び出納に関する重要なもの
5 原簿、台帳で重要なもの
6 前各号のほか、10年保存を必要と認めるもの
第3類 5年保存
1 報告、届出、復命又は調査で重要なもの
2 予算、決算及び出納に関するもの
3 陳情、請願に関するもの
4 職員の給与に関するもの
5 出勤簿、出張命令簿及び当直日誌
6 文書の収受発送に関する簿冊
7 前各号のほか、5年保存を必要と認めるもの
第4類 1年保存
第1類から第3類までに属しないもので、1年保存を必要と認めるもの。
